Généralités

La présente politique de confidentialité régit le traitement de vos données à caractère personnel par Pollet Pool Group NV/SA, dont le siège social est établi à 8680 Koekelare, Brouwerijstraat 14 et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0419.321.102 (ci-après dénommées collectivement : « Pollet », « nous », « notre », « nos ») lorsque vous :

Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité. Elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et sur les cookies utilisés. En communiquant vos données à caractère personnel sur notre site web www.polletpoolgroup.eu, en nous contactant par e-mail/téléphone ou en soumettant une question/plainte, vous déclarez avoir pris connaissance de la présente politique de confidentialité.

Vous trouverez ci-dessous une liste des réponses aux questions les plus importantes concernant le traitement par Pollet de vos données à caractère personnel.

1.                 Qui est responsable du traitement ?

Pollet Pool Group NV/SA, dont le siège social est établi à 8680 Koekelare, Brouwerijstraat 14,
BCE n° 0419.321.102, traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

Pollet agit en tant que responsable du traitement au sens de la réglementation en matière de protection de la vie privée et, à ce titre, nous souhaitons vous informer sur le traitement de vos données à caractère personnel.

La présente Politique de confidentialité n’est donc valable que pour les données à caractère personnel que Pollet traite en tant que responsable du traitement. Vous pouvez adresser vos questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@boekan.be.

2.     Quelles données à caractère personnel sont traitées par Pollet ?

Pollet traite les données à caractère personnel qui sont pertinentes ou nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui vous identifient ou vous rendent identifiable en tant que personne physique. Une personne identifiable est une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement à partir des données à caractère personnel traitées.

Pollet traite différentes catégories de données en fonction de la finalité du traitement :

  • Catégorie 1, sur la base de cookies : votre adresse IP et les détails de votre visite sur notre site web ;
  • Catégorie 2, lors de l’enregistrement ou via l’un des formulaires sur notre site web : vos nom et prénom, éventuellement le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA,
    vos coordonnées, votre e-mail et toute autre donnée que vous nous soumettez dans le champ de saisie libre ;
  • Catégorie 3, lorsque vous nous appelez ou nous envoyez un e-mail : votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone, ainsi que les données que vous communiquez vous-même ;
  • Catégorie 4, lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter : votre adresse e-mail ;
  • Catégorie 5, lorsque vous passez une commande : vos nom et prénom, éventuellement le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA, votre adresse et vos données de facturation, ainsi que votre e-mail.

Plus précisément et en fonction des outils de marketing, des cookies et des techniques similaires que nous utilisons sur notre site web, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes :

Outil / ServiceType de données personnelles
Enhanced ConversionsNoms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de client, identifiants en ligne, adresses IP
Google Ads Customer MatchNoms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de clients
Google AnalyticsIdentifiants en ligne comme identifiants de cookies, adresses IP et identifiants de dispositifs ; identifiants de client
Google Data StudioDonnées relatives aux individus et servant à créer des rapports, des graphiques et des diagrammes
Google OptimizeIdentifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
Google Tag ManagerIdentifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
Facebook Ads Custom AudiencesAdresses e-mail, numéros de téléphone, adresses
HotJarIdentifiants en ligne, comme identifiants de cookies et adresses IP
CRMNoms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses, identifiants de client, identifiants en ligne, adresses IP

3.                 À quelles fins Pollet traite-t-elle vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

Nous traitons vos données à caractère personnel exclusivement aux fins suivantes :

  • Catégorie 1 : La fourniture et l’amélioration de notre site web et l’inclusion de données à caractère personnel dans des statistiques anonymes, sur la base juridique de votre consentement explicite et préalable lors de votre première visite sur notre site web, ainsi que, sous réserve d’un consentement préalable, pour pouvoir vous proposer un marketing plus ciblé.
  • Catégorie 2 et 3 : La réponse aux questions et aux demandes d’information, la base juridique étant l’exécution d’un service ou la vente d’un produit que vous avez demandé ;
  • Catégories 2, 3 et 4 : Marketing direct, newsletters, actions et promotions de Pollet elle-même, la base juridique étant notre intérêt légitime à l’égard des clients existants ou votre consentement explicite et préalable si vous n’êtes pas encore client de Pollet. Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir nos newsletters via l’option de désinscription figurant dans celles-ci ou en nous contactant directement par e-mail ou par téléphone ;
  • Catégorie 5 : La livraison et la facturation des produits ou services que vous avez commandés, la base juridique étant l’exécution d’un contrat que vous avez demandé et pour lequel le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire ou parce que la loi l’exige ou encore parce que Pollet a un intérêt légitime à le faire.

4.                 Partageons-nous vos données à caractère personnel avec des tiers ?

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées pour un usage interne.

Pollet ne vendra jamais vos données à caractère personnel ni ne les mettra à la disposition de tiers à des fins commerciales.

Nous demanderons toujours votre consentement préalable pour transférer des données à des tiers, à l’exception des transmissions nécessaires à l’exécution d’obligations légales, si vous disposez déjà d’informations en rapport avec la transmission ou si les données à caractère personnel doivent rester confidentielles dans le cadre du secret professionnel. 

Bien que les sous-traitants ne soient pas considérés comme des tiers, nous tenons à vous informer que Pollet fait appel à des sous-traitants avec lesquels nous échangeons des données à caractère personnel, tels que des entrepreneurs, des fournisseurs de services TIC, des agences de communication, etc. À cette fin, nous veillons, au moyen d’accords de traitement, à ce que les sous-traitants qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom le fassent toujours dans le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée et uniquement aux fins expliquées ci-dessus. Pollet s’assurera que les sous-traitants traitent les données à caractère personnel de manière sûre, équitable, légale et proportionnée. 

Dans le cas où les sous-traitants auxquels Pollet fait appel traitent des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE), Pollet s’assurera, conformément aux réglementations en matière de protection de la vie privée, par des mesures contractuelles ou autres, que ces données bénéficient d’un niveau de protection adéquat comparable à celui dont elles bénéficieraient dans l’EEE.

Si cela s’avère nécessaire pour ses activités quotidiennes, et toujours dans le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée, Pollet partagera également des données à caractère personnel avec des parties telles que des cabinets d’avocats et de recouvrement de créances, des banques et des compagnies d’assurance. 

5.                 Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Pollet prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger votre vie privée.

Nous prenons diverses mesures techniques afin de protéger les données à caractère personnel que nous traitons contre l’accès ou la modification non autorisés, la divulgation et la destruction, ainsi que la perte et le vol, telles que : protection par mot de passe, chiffrement des données, pare-feu, antivirus, enregistrement et surveillance de nos systèmes, gestion des accès, tenue à jour des logiciels TIC, anonymisation des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire et possible, etc.

Pollet prend des mesures organisationnelles afin de protéger vos données à caractère personnel,
telles que la désignation d’un responsable de la protection de la vie privée, l’emploi de personnel pour assurer la sécurité de notre réseau, de notre infrastructure et de nos systèmes d’information,
des mesures pour gérer l’accès physique à nos bureaux. Nos collaborateurs n’ont accès qu’aux données à caractère personnel nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et sont formés pour exercer leurs fonctions dans le respect de votre vie privée à tout moment. Nous appliquons les réglementations en matière de protection de la vie privée dans nos processus, procédures et instructions de travail.

Ces mesures sont régulièrement revues et affinées en les soumettant à des audits internes et externes.

Malgré ces mesures de sécurité prises, des tiers peuvent toujours parvenir à contourner ces mesures et obtenir et/ou utiliser vos données à caractère personnel de manière illicite. Nous ne pouvons en aucun cas en être tenus responsables et ne sommes donc en aucun cas responsables de toute utilisation illicite de vos données à caractère personnel par des tiers.

6.                 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Pollet conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins de chaque traitement :

  • pendant 36 mois pour entrer en contact avec vous si vous souhaitez acheter des biens ou des services auprès de nous ou pour répondre à vos questions d’ordre général par l’intermédiaire de différents moyens de prise de contact (visite en magasin, événement, salon professionnel, e-mail, réseaux sociaux, etc.). Si nous ne constatons aucune action sur votre profil client pendant 36 mois, nous le supprimerons ;
  • à des fins de marketing et pour les newsletters, tant que vous ne retirez pas votre consentement explicite ;
  • pour la durée pendant laquelle nous sommes tenus de le faire par la loi (par exemple, dans le cadre d’obligations de garantie, de comptabilité ou de droit du travail) ;
  • pour des raisons juridiques, les données de facturation et de comptabilité doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de l’année civile suivant la date de la dernière facture ;
  • tant qu’une relation contractuelle est en cours, y compris, mais sans s’y limiter, le temps nécessaire au bon déroulement des commandes et des livraisons lors de l’achat d’un produit ou de l’utilisation d’un service ;
  • tant que des litiges ou enquêtes juridiques peuvent survenir en rapport avec les services ou produits que nous fournissons.

Nous traitons vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de confidentialité aussi longtemps que nous les conservons.

7.                 Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

Conformément aux réglementations en matière de protection de la vie privée, vous disposez de droits précis concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif de ces droits.

Droit à l’information et à la consultation

Vous avez le droit d’être informé du traitement de vos données à caractère personnel par Pollet et,
le cas échéant, d’avoir accès à ces données à caractère personnel et aux informations suivantes :

  • les finalités du traitement ;
  • les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
  • si possible, la durée de conservation ou, si ce n’est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • les informations sur la source des données si nous obtenons des données à caractère personnel par l’intermédiaire d’un tiers ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

Vous avez le droit de demander une copie gratuite de vos données à caractère personnel sous une forme courante. Si vous demandez des copies supplémentaires, Pollet peut facturer des frais raisonnables pour couvrir les coûts administratifs.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander à Pollet de compléter ou de corriger des données à caractère personnel incomplètes ou inexactes traitées par Pollet.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel par Pollet dans les cas suivants et sans délai déraisonnable :

  • vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière par Pollet ;
  • vous retirez votre consentement préalable au traitement et il n’existe aucune autre base juridique que Pollet puisse invoquer pour le traitement (ultérieur) ;
  • vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe aucun autre motif pour un traitement (ultérieur) par Pollet ;
  • vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • vos données à caractère personnel doivent être supprimées pour se conformer à une obligation légale ;
  • vos données à caractère personnel ont été collectées lorsque vous étiez mineur.

Dans certains cas, nous ne pourrons pas donner suite à votre demande d’effacement des données, par exemple lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la justification de droits en justice ou parce que le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’obligations légales. Nous vous en informerons plus en détail dans notre réponse à votre demande d’effacement de données.

Droit à la limitation du traitement 

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si l’une des situations suivantes se présente :

  • vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel : leur utilisation sera restreinte pendant une période au cours de laquelle Pollet vérifiera l’exactitude des données ;
  • le traitement de vos données à caractère personnel est illicite : au lieu de supprimer vos données, vous demandez que leur utilisation soit limitée ;
  • Pollet n’a plus besoin de vos données pour les finalités de traitement initiales, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou le soutien d’une action en justice : au lieu d’effacer vos données, leur utilisation est limitée pour la constatation, l’exercice ou le soutien de l’action en justice ;
  • jusqu’à ce qu’une décision ait été prise sur l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez que l’utilisation de vos données à caractère personnel soit limitée.

Droit à la portabilité des données à caractère personnel 

Vous avez le droit de demander à Pollet d’obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, courant et lisible par machine et le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Dans ce cas, vous pouvez nous demander de transférer les données directement à l’autre responsable du traitement, à moins que cela ne soit techniquement impossible.

Ce droit n’est valable que pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Pollet sur la base de votre consentement ou en exécution d’un accord et lorsque le traitement est effectué par des procédés automatisés.

Droit d’opposition et prise de décision individuelle automatisée 

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si vous vous trouvez dans une situation particulière et spécifique qui justifie une telle opposition.

Pollet ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins qu’elle ne puisse démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est lié à l’introduction, l’exercice ou la défense d’une action en justice.

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée sur un traitement exclusivement automatisé, y compris le profilage. Ce droit ne s’applique pas aux cas suivants : lorsque le profilage ou la prise de décision individuelle automatisée sont autorisés par une disposition légale qui prévoit également des mesures appropriées pour protéger vos droits et libertés, lorsqu’ils sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’ils reposent sur votre consentement explicite.

8.                 Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez nous contacter pour plus d’informations sur la Politique de confidentialité ou dans le cadre de l’exercice de vos droits en utilisant les coordonnées suivantes :

  • Par une lettre adressée à BOEKAN SA, à l’attention du responsable de la protection de la vie privée, Brouwerijstraat 14, 8680 Koekelare ;
  • En envoyant un e-mail à privacy@boekan.be.

Une fois que nous aurons reçu une réclamation par les canaux mentionnés ci-dessus, vous recevrez un accusé de réception. Votre demande sera ensuite traitée dans un délai raisonnable.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité belge de protection des données s’il apparaît que nous n’avons pas pris les mesures appropriées dans un délai de 30 jours à la suite d’une demande fondée sur l’un des droits susmentionnés :

APD/GBA

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be.

Le cas échéant, vous pouvez également saisir le tribunal civil pour demander des dommages et intérêts.

9.                 Quels sont les cookies que nous utilisons ?

Lorsque vous visitez nos sites web, certains cookies peuvent être placés sur votre appareil. Cela nous permet de vous offrir une meilleure expérience utilisateur lorsque vous visitez notre site web et de l’optimiser.

Sans votre consentement préalable, nous ne plaçons que les cookies purement fonctionnels nécessaires au bon fonctionnement de notre site web. Pour tous les autres cookies, nous demandons votre consentement préalable.

Un cookie est un petit fichier texte contenant des données qu’un site web (lorsqu’un utilisateur le visite) souhaite stocker sur votre appareil afin de se souvenir d’informations vous concernant, telles que votre préférence linguistique ou vos informations de connexion. Ces cookies sont définis par nos soins et sont appelés « cookies internes ». En outre, nous utilisons des « cookies externes », c’est-à-dire des cookies provenant d’un domaine différent de celui où vous vous trouvez. Nous utilisons des cookies et d’autres technologies de suivi aux fins suivantes :

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